Аутсорсинг расчета заработной платы – услуга, оказываемая удаленно на основании договора между заказчиком и исполнителем. Расчет и начисление зарплаты и других обязательных выплат, налогов, взносов на сотрудников полностью возлагаются на специализированную компанию, которая знает все нюансы соответствующей сферы деятельности. Это позволяет организациям больше сосредоточиться на развитии бизнеса, автоматизировать процесс расчета заработной платы и избежать штрафов, связанных с несвоевременной сдачей отчетности.

Основная задача руководителя организации – найти ответственного и добросовестного исполнителя. Сегодня многие рекомендуют обратиться в компанию Talent Pool. Узнать более подробно про нее можно на сайте talentpool.ru.

Виды аутсорсинга по расчету заработной платы

Кроме выбора компании, очень важно и точно определиться с комплексом услуг, который будет наиболее оптимален для вашей организации. Специалисты предлагают два варианта обслуживания:

• полное;
• частичное.

Полный аутсорсинг подразумевает расчет заработной платы для всего штата сотрудников организации. Как правило, это целый комплекс услуг, включающий не только расчеты по зарплате, но и подготовку отчетов в госорганы. Это особенно удобно организациям с большим штатом сотрудников. Полная передача обязанностей избавляет от ряда проблем и позволяет наладить регулярные выплаты по зарплате и авансам.

Частичный аутсорсинг наиболее приемлем в том случае, когда есть необходимость произвести расчет заработной платы для ограниченного круга сотрудников. Например, в штате работают специалисты на особой ставке и их данные нужно скрыть от отдела кадров или других заинтересованных лиц. В некоторых случаях заработная плата может быть конфиденциальной информацией. Компании, занимающиеся аутсорсингом, могут обеспечить сохранность тайны.

Кроме этого, услуги аутсорсинга по расчету заработной платы подразделяют на:

• фиксированные;
• дополнительные.

К первым относятся работы, которые выполняются на постоянной основе. Данные услуги оговариваются изначально и предоставляются на основании договора. Как правило, это расчет зарплаты и аванса, расчет отпускных, больничных, выплат при увольнении; сдача отчетов в ПФР и ФСС, предоставление справок 2-НДФЛ.

В случае необходимости клиент может попросить о предоставлении дополнительных услуг. К таковым относятся:

• отчет по выплатам по подразделениям и видам;
• анализ фонда оплаты труда;
• сопровождение в налоговые органы;
• подготовка информации для управленческой отчетности и т.д.

Комплекс дополнительных услуг адаптируется под потребности клиента после обсуждения деталей его деятельности. Единого подхода нет. С каждой организацией специалисты работают индивидуально.

Возможности аутсорсинга

Возможности аутсорсинга заработной платы по истине безграничны благодаря внедрению IT-технологий. Инновационная система управления процессами РЗП позволяет:

• создать цифровое хранилище данных для хранения информации по всем операциям;
• внедрить модуль кадрового документооборота;
• сформировать аналитические HR-панели с целью анализа документов (позволяет находить слабые места и устранять их – аутсорсинговые компании предоставят перечень мероприятий по улучшению ситуации);
• создать web-портал – каждый сотрудник организации получает доступ к личному кабинету, где хранятся расчетные листки и данные по заработной плате (если какая-либо информация непонятна, можно обратиться в компанию за разъяснениями);
• организовать портал самообслуживания для рядовых сотрудников и руководителей с разграничением прав доступа;
• сохранить конфиденциальность информации.

Все это открывает широкие возможности для бизнеса с широкой региональной представленностью и компаний, имеющей большой штат удаленных сотрудников. Но даже маленькие организации могут извлечь массу выгод.

Преимущества аутсорсинга

Аутсорсинг расчета зарплаты имеет массу преимуществ перед штатным бухгалтером, который вынужден более 30% рабочего времени тратить на расчет заработной платы (РЗП). Недостаток времени, спешка и прочие человеческие факторы негативно сказываются на корректности документов. Аутсорсинг, выполненный группой специалистов, исключает подобные проблемы. Есть и другие преимущества:

• сокращение затрат на бухгалтерию;
• равномерное распределение нагрузки на штатных бухгалтеров благодаря снятию с них части обязательств;
• возможность увеличения объемов по расчету заработной платы в случае увеличения штата сотрудников без дополнительной нагрузки на бухгалтерию;
• стабильная работа, своевременная выплата заработной платы и авансов, расчет налогов и взносов;
• исключение ошибок в документации, которые могут привести к штрафам и прочим финансовым затратам;
• исключение человеческого фактора и сохранение конфиденциальности;
• прозрачность, понятность и доступность всех процессов работы;
• уменьшение налогов на прибыль и НДС.

Какой аутсорсинг расчета зарплаты выбрать и как оформить услугу?

Каждый клиент решает для себя сам, какой тип аутсорсинга подойдет именно ему. Но лучше определиться с выбором после консультации со специалистом, который подробно расскажет про полное и частичное сопровождение, а также дополнительные услуги и возможности подобного рода работ.

Для начала следует оставить заявку на консультацию в компании и предоставить основные данные по своей организации. На основании этого вам будет сформировано индивидуальное предложение по вариантам РЗП и переходе на аутсорсинг. После согласования всех нюансов, под вашу организацию будет адаптировано программное обеспечение и запущено в работу. Далее услуги будут предоставляться на регулярной основе.

Контролировать качество и своевременность выполнения работ можно посредством личного кабинета и отчетов. Далее по необходимости можно оформлять заявки на дополнительные услуги, как разово, так и на постоянной основе.