Электронный документ – это электронный носитель, на котором представленная необходимая информация в электронном виде, которую можно обработать с помощью компьютера и при необходимости передать удобным телекоммуникационным способом.
Документ изначально создается в электронном виде, а также может быть бумажной версией. Разница между двумя вариантами заключается в следующем: для бумажной версии можно использовать любой ЭП, а вот для электронной потребуется квалифицированная электронная подпись.
Электронный обмен документами может понадобиться при выполнении необходимой работы. Он удобен для индивидуальных предпринимателей, а также для крупных корпораций, где электронный документ упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Совершать обмен можно любой первичной бухгалтерией: сюда можно отнести различные договора, счета – фактуры, а также любые другие акты и работы.
Электронный обмен может быть как внутренним, где информация отправляется между работниками одно компании, а также внешним. Второй вариант подразумевает обмен информацией между организациями и другими учреждениями.
Преимущества электронного обмена документами
- Главным преимуществом является сокращение расходов на печать. Нет необходимости приобретать бумагу, оргтехнику, а также необходимые расходные материалы к принтеру. Также нет необходимости думать о хранении документации и почтовой пересылке.
- Экономия времени специалистов. Обмен передачи необходимой информации составит всего пару минут.
- Отправлять необходимую информацию можно в круглосуточном режиме и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
- Всегда легко осуществляется контроль статуса письма. Отправитель всегда увидит, доставлено ли письмо, подписано или было отказано в подписи.
- Письма хранятся в защищенном личном кабинете, куда попасть злоумышленники не смогут ни при каких попытках.
- Нет необходимости выделять помещение для хранения данных. Вся информация долгое время хранится в электронном архиве, где всегда при необходимости без проблем можно найти необходимый документ.
